Proje Bilgi Dokümanı Nasıl Hazırlanır?

KOSGEB İş Geliştirme Desteği başvurusunu yalnızca bir form doldurma işlemi olarak görmek, başvurunun en başında yapılan temel hatalardan biridir.

Kurula sunulan dosyada asıl soru şudur:

“Bu işletme neden bu yatırımı yapmak istiyor, bu yatırım işletmenin hangi sorununu çözecek ve kamu tarafından sağlanacak kaynak işletmenin büyümesine nasıl katkı sağlayacak?”

Bu nedenle proje bilgi dokümanı; birbirinden bağımsız cevapların yazıldığı bir form değil, şirketin mevcut durumundan yatırım ihtiyacına, yatırımın üretim ve satış kapasitesine etkisinden finansal sürdürülebilirliğine kadar uzanan tutarlı bir yatırım planı olarak hazırlanmalıdır.

Aşağıdaki yöntem, proje bilgi dokümanını hazırlarken hangi alanın nasıl ele alınması gerektiğini adım adım açıklar.

Önemli: Aşağıdaki açıklamalarda mevzuata bağlı şartlarla danışmanlık yaklaşımı birbirinden ayrılmıştır. Güncel çağrı, KOSGEB uygulama esasları ve başvuru ekranındaki güncel açıklamalar her başvuruda ayrıca kontrol edilmelidir.

1. ŞİRKET VE MEVCUT MAKİNE PARKURU

Ünvan, Vergi Bilgileri ve Ortaklık Yapısı

Şirket unvanını Ticaret Sicil Gazetesi’nde ve resmî kayıtlarda nasıl geçiyorsa aynı şekilde kullanın.

Ortaklık yapısında;

• Ortakların adı ve soyadı,
• hisse oranları,
• şirket içindeki görevleri,
• projedeki sorumlulukları

birbirleriyle tutarlı olmalıdır.

Birden fazla ortak bulunan işletmelerde, girişimcilik eğitimi, ortaklık oranı ve temsil yetkisi gibi hususlar güncel KOSGEB şartlarına göre ayrıca kontrol edilmelidir.

Danışman gözüyle kritik nokta

Şirket kuruluşu tamamlandıktan sonra “NACE kodunu sonra düzeltiriz” yaklaşımı doğru değildir.

Şirketin faaliyet konusu, NACE kodu, ortaklık yapısı, temsil yetkisi ve başvurulacak destek programı baştan birlikte değerlendirilmelidir.

Yanlış yapılandırılmış bir şirketi sonradan düzeltmeye çalışmak başvuru takvimini kaçırmanıza neden olabilir.

Organizasyon Şeması ve Personel Yapısı

Personel sayısını yalnızca rakam olarak vermeyin.

Örneğin:

“İşletmemizde yönetim, üretim, teknik operasyon ve satış/pazarlama faaliyetleri yürütülmektedir. Mevcut durumda 1 teknik personel ve 2 üretim personeli olmak üzere toplam 3 çalışan görev yapmaktadır.”

Ardından her personelin işletmedeki görevini açıklayın.

Özellikle proje kapsamında yeni personel alınacaksa şu bağlantı kurulmalıdır:

Personel → Görev → Proje faaliyeti → Beklenen çıktı

Örneğin:

“Proje kapsamında istihdam edilecek Elektrik-Elektronik Mühendisi, makine otomasyon sistemlerinin PLC ve kontrol yazılımlarının geliştirilmesi, devreye alma ve test faaliyetlerinden sorumlu olacaktır.”

“1 mühendis alınacaktır” demek yerine, neden o personele ihtiyaç duyulduğunu açıklayın.

2. ÜRETİM YERİ VE TESİS BİLGİLERİ

Tesis bilgisini mümkün olduğunca somut verilerle anlatın.

Örneğin:

“İşletmemiz 250 m² kapalı ve 50 m² açık alana sahip kiralık tesiste faaliyet göstermektedir. Tesiste üretim, montaj, hammadde depolama ve sevkiyat faaliyetleri yürütülmektedir. Mevcut elektrik altyapısı proje kapsamında kurulacak makine parkurunun kullanımına uygun şekilde planlanmıştır.”

Mümkünse;

• kapalı alan,
• açık alan,
• kira durumu,
• elektrik altyapısı,
• havalandırma,
• üretim alanı,
• depo,
• makine yerleşimi

gibi bilgileri açıklayın.

Buradaki amaç tesisi büyütmek değil, projenin gerçekten uygulanabileceğini göstermek olmalıdır.

3. MEVCUT MAKİNE PARKURU

Mevcut makinelerinizi tablo halinde gösterin.

MakineAdetMarka/ModelYılTeknik ÖzellikKullanım Amacı
CNC Dik İşleme Merkezi	1	XXX	2021	3 eksen / 10.000 RPM	Hassas parça üretimi
Lazer Kesim Makinesi	1	XXX	2022	XXX kW	Sac kesim
Kompresör	1	XXX	2020	XXX kW	Üretim hattı

Burada en önemli konu şudur:

Mevcut makine parkuru ile talep edilen yatırım arasında mantıksal bağlantı kurulmalıdır.

Örneğin:

“İşletmemizde mevcut CNC tezgâhı bulunmasına rağmen kapasite artan siparişleri karşılamakta yetersiz kalmaktadır. Proje kapsamında alınması planlanan ikinci CNC tezgâhı ile üretim darboğazının giderilmesi ve kapasitenin artırılması hedeflenmektedir.”

KOSGEB’den istediğiniz makine, işletmenin mevcut yapısından kopuk görünmemelidir.

4. DIŞ TİCARET VE PAZAR ANALİZİ

Pazar büyüklüğü bölümünün en büyük hatası, rakamları tahmin ederek yazmaktır.

Mümkün olduğunda verileri;

• TÜİK,
• Ticaret Bakanlığı,
• TİM,
• sektör dernekleri,
• GTİP verileri,
• uluslararası ticaret veri tabanları,
• güvenilir sektör raporları

gibi kaynaklardan alın.

Son yıllara ilişkin ithalat ve ihracat verilerini karşılaştırarak pazarın yönünü göstermeye çalışın.

Önemli

“İthalatı yüksek olduğu için projemiz kesin desteklenmelidir” şeklinde bir yaklaşım doğru değildir.

Daha güçlü yaklaşım şudur:

“Ürünün Türkiye’nin ilgili ürün grubundaki ithalatı incelendiğinde, pazarda dış tedarike bağlı önemli bir hacim bulunduğu görülmektedir. Proje kapsamında geliştirilecek ürünün yerli üretim kapasitesinin artırılmasıyla bu pazardan pay alınması hedeflenmektedir.”

Yani rakamı tek başına vermeyin.

Rakam → yorum → proje bağlantısı kurun.

5. RAKİP ANALİZİ

“Rakiplerimiz var ancak ürünümüz daha kaliteli” ifadesi bir rekabet analizi değildir.

En az üç gerçek rakip belirleyin ve mümkün olduğunca karşılaştırılabilir kriterler kullanın.

KriterRakip 1Rakip 2Rakip 3Proje Konusu Ürün
Ürün
Fiyat
Kapasite
Enerji tüketimi
Teslim süresi
Teknik özellik
Garanti

Ardından işletmenizin farklılaşma noktasını açıklayın.

Örneğin:

“Rakip ürünlerin teslim sürelerinin 10–12 hafta seviyesinde olması nedeniyle müşterilerin hızlı teslimat talebi oluşmaktadır. İşletmemiz, yerli üretim ve daha kısa tedarik süresi sayesinde bu müşteri grubuna yönelik rekabet avantajı oluşturmayı hedeflemektedir.”

Burada amaç rakibi kötülemek değil, müşterinin neden sizi tercih edeceğini göstermek.

6. MÜŞTERİ VE SATIŞ POTANSİYELİ

“Herkes müşterimizdir” yaklaşımı yerine hedef müşteri grubunu daraltın.

Örneğin:

• Gıda üreticileri
• Otomotiv yan sanayi işletmeleri
• Savunma sanayi tedarikçileri
• Makine üreticileri
• İhracatçı firmalar

Daha güçlü bir dosyada mümkünse potansiyel müşterilerle yapılan;

• görüşmeler,
• teklif yazışmaları,
• ön siparişler,
• niyet mektupları,
• distribütör görüşmeleri

gibi belgeler kullanılabilir.

Ancak bunlar destek veya puan garantisi sağlayan belgeler gibi sunulmamalıdır.

Belgenin amacı, satış tahmininin arkasında gerçek bir pazar çalışması olduğunu göstermektir.

7. ÜRETİM VE SATIŞ PLANI

Finansal tabloda en önemli konu büyük rakamlar yazmak değil, rakamların birbirini tutmasıdır.

Örneğin:

Gösterge1. Yıl2. Yıl3. Yıl
Satış miktarı	4	5	7
Birim satış fiyatı	750.000 TL	800.000 TL	850.000 TL
Ciro	3.000.000 TL	4.000.000 TL	5.950.000 TL
Birim maliyet	500.000 TL	520.000 TL	540.000 TL
Toplam maliyet	2.000.000 TL	2.600.000 TL	3.780.000 TL
Brüt katkı	1.000.000 TL	1.400.000 TL	2.170.000 TL

Burada yapılan matematik kadar, bu satış miktarlarının neden gerçekleşeceği de açıklanmalıdır.

Örneğin:

“İlk yıl 4 adet satış hedefi, mevcut müşteri görüşmeleri ve işletmenin mevcut üretim kapasitesi dikkate alınarak belirlenmiştir. İkinci ve üçüncü yıllardaki artış, proje kapsamında kurulacak üretim altyapısının kapasiteye etkisi ve hedeflenen yeni müşteri grupları dikkate alınarak öngörülmüştür.”

8. YATIRIMIN GERİ DÖNÜŞÜ

Yatırımın geri dönüş hesabında yalnızca:

Yatırım / yıllık kâr

formülüne güvenmek doğru değildir.

Mümkün olduğunca;

• yatırım tutarı,
• ek kapasite,
• ek satış,
• değişken maliyet,
• sabit maliyet,
• nakit akışı,
• işletme sermayesi ihtiyacı

birlikte değerlendirilmelidir.

Örneğin 1.875.000 TL yatırım yapılıyorsa, bu yatırımın işletmeye sağlayacağı ek ekonomik katkı açıklanmalıdır:

“Proje yatırımı sonucunda üretim kapasitesinin artmasıyla yıllık satış hacminde artış beklenmektedir. Yatırımın ekonomik geri dönüşü hesaplanırken yalnızca ciro artışı değil, üretim maliyetleri, personel giderleri, işletme sermayesi ihtiyacı ve yatırımın yaratacağı ilave katkı birlikte değerlendirilmiştir.”

Rakamı hedefe uydurmak yerine, hesabı gerçek verilere göre yapmak gerekir.

9. İŞLETMENİN TARİHÇESİ VE GİRİŞİMCİ YETKİNLİĞİ

Bu bölüm özgeçmiş yazma alanı değildir.

Kurulun bilmek istediği temel soru:

“Bu kişi bu projeyi gerçekleştirebilecek bilgi, deneyim ve organizasyon kapasitesine sahip mi?”

Bu nedenle;

• sektör deneyimi,
• teknik deneyim,
• yöneticilik deneyimi,
• daha önce gerçekleştirilen projeler,
• mevcut müşteri yapısı,
• üretim deneyimi

proje ile bağlantılı biçimde anlatılmalıdır.

Örneğin:

“İşletme kurucusunun ilgili sektördeki deneyimi; ürün geliştirme, üretim, müşteri yönetimi ve proje uygulama süreçlerini kapsamaktadır. Bu deneyim, proje kapsamında kurulması planlanan üretim altyapısının işletilmesi açısından doğrudan kullanılacaktır.”

Yetkinliği iddia etmeyin; kanıtlayın.

10. PROJENİN AMACI VE GEREKÇESİ

Bu bölümün cevabı aslında tek bir sorudur:

“Neden bu yatırımı yapmak zorundasınız?”

Zayıf ifade:

“İşletmemizi büyütmek için CNC makinesi alınacaktır.”

Güçlü ifade:

“İşletmemizde mevcut üretim altyapısının kapasitesi mevcut sipariş taleplerini karşılamada yetersiz kalmaktadır. Özellikle hassas işleme gerektiren parçaların üretiminde oluşan darboğaz nedeniyle teslim süreleri uzamaktadır. Proje kapsamında alınacak CNC Dik İşleme Merkezi ile üretim kapasitesinin artırılması, işlem sürelerinin azaltılması ve teslim sürelerinin iyileştirilmesi hedeflenmektedir.”

Burada dört bağlantıyı kurun:

Mevcut sorun → yatırım → ölçülebilir değişim → işletme sonucu

11. PROJENİN KONUSU

Projenin konusu şirketin NACE faaliyet alanıyla uyumlu olmalıdır.

Ayrıca şu başlıklar mümkün olduğunca birbirine bağlanmalıdır:

• Ürün/hizmet
• Üretim teknolojisi
• Yatırım
• Pazar
• Rekabet avantajı
• İstihdam
• İhracat potansiyeli
• Ölçeklenme

Örneğin:

“Projenin konusu, işletmenin mevcut üretim altyapısının güçlendirilmesi amacıyla yeni nesil CNC üretim teknolojisinin işletmeye kazandırılmasıdır. Yatırım sonucunda üretim kapasitesinin artırılması, hassasiyetin yükseltilmesi, teslim sürelerinin kısaltılması ve yeni müşteri gruplarına ulaşılması hedeflenmektedir.”

12. HEDEF KARTLARI

Hedef kartlarını birbirinden kopuk faaliyet listeleri olarak değil, projenin uygulama aşamaları olarak düşünün.

HEDEF KARTI 1

Üretim Altyapısının Kurulması ve Makinenin Devreye Alınması

Faaliyet 1.1:
Proje kapsamında alınması planlanan CNC Dik İşleme Merkezi’nin satın alınması ve işletmeye teslim edilmesi.

Faaliyet 1.2:
Makinenin tesis içerisinde uygun alana kurulması, elektrik bağlantılarının yapılması ve devreye alınması.

Faaliyet 1.3:
Makinenin test, kalibrasyon ve üretim denemelerinin gerçekleştirilmesi.

Çıktılar:

• 1 adet CNC makinesi işletmeye kazandırılmıştır.
• Makinenin kurulumu tamamlanmıştır.
• Test ve devreye alma işlemleri gerçekleştirilmiştir.
• Üretim kapasitesinin artırılması için yeni altyapı oluşturulmuştur.

Gider ve gerekçesi:

Makine-Teçhizat Gideri: Mevcut üretim kapasitesindeki darboğazın giderilmesi ve üretim kapasitesinin artırılması amacıyla CNC Dik İşleme Merkezi yatırımı.

HEDEF KARTI 2

Nitelikli İnsan Kaynağının Güçlendirilmesi

Faaliyet 2.1:
Proje kapsamında ihtiyaç duyulan teknik personelin istihdam edilmesi.

Faaliyet 2.2:
Yeni personelin makine, üretim ve teknik operasyon süreçlerine adaptasyonunun sağlanması.

Faaliyet 2.3:
Üretim süreçlerinin yeni makine parkuruna göre optimize edilmesi.

Çıktılar:

• Nitelikli personel istihdam edilmiştir.
• Yeni makinenin etkin kullanımı sağlanmıştır.
• Üretim süreçleri geliştirilmiştir.

 HEDEF KARTI VE FAALİYET PLANI TUTARLILIĞI

Proje bilgi dokümanında yazılan faaliyetlerle online başvuru sistemindeki faaliyet planı aynı proje mantığını yansıtmalıdır.

Ancak bunu “sistem kelimesi kelimesine aynı ifadeyi kabul eder” şeklinde kesin bir teknik kural olarak düşünmeyin.

Asıl hedef:

Faaliyet tanımı → zaman planı → gider → çıktı → proje amacı

arasında tutarlılık sağlamaktır.

13. RİSKLER VE ÖNLEMLER

Her projede risk vardır.

Önemli olan riskleri saklamak değil, yönetebildiğinizi göstermektir.

Risk 1: Hammadde fiyatlarının artması

Önlem:
Alternatif tedarikçiler belirlenmesi, dönemsel fiyat tekliflerinin alınması ve kritik hammaddelerde tedarik planlamasının önceden yapılması.

Risk 2: Döviz kuru değişikliği

Önlem:
İthal girdilerin mümkün olduğunca alternatif yerli kaynaklarla karşılaştırılması ve yatırım bütçesinde fiyat değişimlerinin dikkate alınması.

Risk 3: Beklenen satış hacmine ulaşılamaması

Önlem:
Tek bir müşteri grubuna bağlı kalınmaması, yeni müşteri segmentlerine yönelik satış faaliyetlerinin yürütülmesi ve ihracat kanallarının araştırılması.

İyi bir risk tablosu şunu gösterir:

“Bu girişimci yalnızca iyi senaryoyu düşünmemiş.”

14. İŞLETME KAYNAKLARI

Projeyi gerçekleştirmek için işletmenin sahip olduğu kaynakları açıkça gösterin.

KaynakMevcut DurumProjeye Katkısı
Üretim alanı	250 m²	Makine kurulumu ve üretim
Teknik personel	1 kişi	Teknik operasyon
Mevcut makine parkuru	3 makine	Mevcut üretim altyapısı
Öz kaynak	XXX TL	Proje harcamalarının finansmanı

Özellikle proje kapsamında işletmenin karşılaması gereken tutarlar ve nakit akışı ayrıca planlanmalıdır.

KOSGEB desteği var diye işletmenin finansman ihtiyacının tamamının ortadan kalktığını varsaymayın.

KDV, işletme sermayesi, ödeme zamanlaması ve destek ödemelerinin gerçekleşme koşulları ayrıca değerlendirilmelidir.

15. SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK

Sürdürülebilirlik bölümüne:

“Proje başarıyla tamamlandıktan sonra işletmemiz faaliyetlerine devam edecektir.”

yazmak yeterli değildir.

Şu sorulara cevap verin:

Kurumsal sürdürülebilirlik

Yeni makineyi kim kullanacak?

Teknik sürdürülebilirlik

Makinenin bakım ve teknik ihtiyaçları nasıl yönetilecek?

Ticari sürdürülebilirlik

Üretilecek ürün kime satılacak?

Finansal sürdürülebilirlik

Yatırım sonrasında işletme nasıl gelir yaratacak?

İnsan kaynağı sürdürülebilirliği

Nitelikli personel işletmede nasıl tutulacak?

Örneğin:

“Proje kapsamında kazanılan üretim kapasitesinin mevcut müşteri portföyüne ve yeni müşteri gruplarına satış yapılarak kullanılması planlanmaktadır. Yatırım sonucunda oluşacak ilave satış ve operasyonel katkının işletmenin nakit akışını güçlendirmesi ve proje kapsamında oluşabilecek geri ödeme yükümlülüklerinin karşılanmasına katkı sağlaması beklenmektedir.”

16. SON KONTROL

Başvuruyu göndermeden önce yalnızca yazım hatası kontrolü yapmayın.

Aşağıdaki stratejik tutarlılık denetimini yapın.

Şirket

• NACE ile proje konusu uyumlu mu?
• Ortaklık yapısı güncel mi?
• Temsil yetkileri kontrol edildi mi?
• KOSGEB kayıtları ve işletme beyanı güncel mi?

Proje

• Projenin amacı açık mı?
• Mevcut sorun rakamlarla ortaya konmuş mu?
• Talep edilen makine/yazılım bu sorunu gerçekten çözüyor mu?
• Proje faaliyetleri hedeflerle uyumlu mu?

Pazar

• Gerçek rakipler belirlenmiş mi?
• Hedef müşteri tanımlanmış mı?
• Satış hedeflerinin dayanağı var mı?
• Pazar verileri güvenilir kaynaklardan alınmış mı?

Finans

• Ciro hesabı matematiksel olarak doğru mu?
• Maliyet hesabı gerçekçi mi?
• Satış miktarı kapasiteyle uyumlu mu?
• Kâr marjı sektörel olarak savunulabilir mi?
• İşletmenin proje harcamalarını karşılayabilecek nakit planı var mı?

Yatırım

• Her giderin proje ile doğrudan ilişkisi kurulmuş mu?
• Makinenin teknik özellikleri yeterince açık mı?
• Teklif/proforma belgeleri güncel mi?
• Alınacak makinenin mevcut parkurla ilişkisi açıklanmış mı?

Son olarak

Dosyayı bir kez de kurul üyesi gibi okuyun.

Şu soruya cevap veremiyorsanız dosyada hâlâ problem vardır:

“Bu işletmeye neden kamu kaynağı aktarılmalı ve bu yatırım sonucunda ne değişecek?”

İyi bir proje dosyası çok yazan dosya değildir.

Mevcut durumunu doğru teşhis eden, yatırım ihtiyacını kanıtlayan, rakamları birbiriyle tutarlı olan ve yatırım sonrasında nasıl büyüyeceğini gösterebilen dosyadır.